Tuesday, January 11, 2011

Apa Tugas Seorang Pegawai Tadbir ?

 Ahem,

Entry kali ni berbentuk formal sikit sebab ada kaitan dengan kerja. Idea untuk menulis ni pun timbul sebab dah ramai kawan-kawan menghantar sms bertanyakan tentang perincian tugas seorang Pegawai Tadbir. Kebanyakannya bertanya untuk persediaan temuduga. Dalam sms xpuas nak taip kan? Hehe. Ilmu yang baik kena la kita kongsi-kongsikan. Jadi saya rasa elok juga kalau saya tulis di blog. Kalau ada tersilap tolong sama betulkan ye ;)

Oleh sebab saya bekerja di Universiti, maka jawatan ini lebih dikenali sebagai Pegawai Tadbir Universiti (PTU). Untuk pengetahuan kawan-kawan yang keliru, memang ada perbezaan antara tugas seorang Pegawai Tadbir Universiti, Pegawai Tadbir & Diplomatik (PTD) serta Pegawai Tadbir Negeri (PTN).

Di Universiti, Pegawai Tadbir di kategorikan sebagai Kumpulan Pengurusan & Profesional (Bukan Akademik) dan digelar sebagai Penolong Pendaftar memandangkan kemajuan kerjaya yang paling tinggi sekali untuk seseorang Penolong Pendaftar ialah menjadi seorang Pendaftar Universiti.

Ianya berbeza daripada Pegawai Tadbir dan Diplomatik yang digelar sebagai Penolong Pengarah kerana aspek kemajuan kerjaya seorang PTD adalah untuk menjadi Pengarah sesuatu bahagian di mana-mana kementerian. PTD juga berpeluang menjadi Ketua Setiausaha Negara, Duta Kerajaan Malaysia di mana-mana negara Komanwel, Pegawai Daerah (District Officer), Setiusaha Politik kepada mana-mana menteri dan sebaginya. 

Pegawai Tadbir Negeri pula mempunyai laluan kemajuan kerjaya untuk menjadi Setiausaha Kerajaan Negeri dan Ketua Jabatan di Unit Perancang Ekonomi Negeri dan sebagainya.

 
Haha..nampak tak penulisan eden yang skema tuh. Cegitu la ayat hari-hari buat laporan. Bagi yang nak interview tu, make sure korang susun laras bahasa seformal mungkin masa jawab soalan. Bahasa yang baik mencerminkan cara penulisan yang baik. Jangan takut kalau tak pandai buat laporan dan penulisan. Saya pun tak pandai dalam sehari sebab saya tak bela jin toncet. So, usaha kena lebih! Hehe ;)

Antara tugas am saya sebagai seorang Pegawai Tadbir di Pusat Tanggungjawab (PTj)
Terlibat dalam pengurusan projek atau kerja. Idok ler sampai kena bina bangunan. Tapi Pegawai Tadbir turut dipanggil oleh bahagian projek untuk mendapatkan feedback dan info/data tentang keperluan sesuatu projek. Haaa..tula bangunan baru yang kami nak kena pindah nanti. Pindah memindah ni pun Pegawai Tadbir kena uruskan sampai sakit otak. Huhu..
 
 
Acara berpindah yang tenang lagi menenangkan sebab orang dah balik. Lagipun dah malam sape la nak stay kecuali beberapa orang yang dipaksa OT oleh bos kecik. Bos kecik jugak tak dapat OT walau kerja rajin cemana pun. Hee ;p



Urusetia mesyuarat, penyedia minit mesyuarat.. dan ada kalanya jadi bidan terjun tukang amik gambar, tukang tuang air, tukang angkat fail dan tukang pemberi cenderhati. Ada sesetengah orang emosi kalau perlu buat kerja-kerja staf bawahan ni. Tapi saya tak kisah sebab setiap kerja adalah pengalaman. Sebagai Pegawai Tadbir, korang adalah ketua kepada anak-anak buah. Kalau tak pernah buat kerja-kerja  tu cemano la nak guide anak-anak buah-buahan korang ye tak. Sebab ada orang lebih cepat belajar daripada pemerhatian daripada guidance dalam bentuk lisan. Yang penting, pikir positif ;)

Urusetia jamuan mesyuarat. Oleh sebab jamuan ni melibatkan kos dan bersangkut-paut dengan pengendalian mesyuarat. So, sudah terang lagi bersuluh, kerja ni bawah kawalan Pegawai Tadbir. Err.. Tu menu brunch i.. Sedap woh ulam cicah smbah belacan. Saja nak tunjuk. Hehe     
Menghadiri mesyuarat-mesyuarat dan taklimat berkaitan pengurusan & pentadbiran serta kewangan. Ambil gambar sendiri tidak termasuk dalam tugas ye. Hehe

Menguruskan belanjawan/kewangan  jabatan dan terlibat dalam proses pembelian/perolehan. Tu brader kontraktor tu tengah ukur kaunter sebab my bos sudah bising mau buat devider segala bagai. Maka tugas PTU adalah untuk menyempurnakan cetusan ilham bos dengan sebaik mungkin based on peruntukan sedia ada. Untuk itu, perlulah sediakan justifikasi pembelian, laporan, dapatkan spesifikasi teknikal, cari kontraktor, uruskan aset dan inventori bla..bla..bla.. ;p 

Pegawai Tadbir perlu merancang perjawatan dan dapatkan keperluan perjawatan daripada unit-unit lain. Tak terhad disitu, nak minta perjawatan pun korang kena pikir staf baru nanti nak duduk dekat mana. Tak kan korang nak susun duduk bersila macam budak tadika  ye. Nak beli perabot baru, perlu fikir berapa peruntukan yang diluluskan pulak. Bagi staf yang dah senior, mesti la perlu ada jawatan kenaikan pangkat. So, Pegawai Tadbir perlu berfikir melebihi jangkaan semasa ;p

Kerja-kerja juga. Perut kena jaga. Kita minum dulu! eh?


Terlibat sebagai urusetia / pengendali majlis atau program. Untuk adik-adik, kalau korang selalu aktif sebagai exco/AJK untuk buat program di IPTA/IPTS, skills tu sangat-sangat berguna untuk digunakan waktu-waktu kerja nanti. So sila mengaktifkan diri anda di universiti sekarang sebab untuk fresh grad cam saya, waktu interview dulu memang diorg tanya aktiviti-aktiviti berbentuk leadership yang disertai.

Menghadiri kursus, seminar, persidangan untuk meningkatkan kemahiran dan pengetahuan khususnya berkaitan kemahiran komunikasi, pentadbiran, bahasa, kewangan etc

seposhen-dua : Gud luck pada kawan-kawan yang nak temuduga ;)




Suka tak?? www.tips-fb.com

23 comments:

  1. Macam best je kerja Pegawai Tadbir ni

    ReplyDelete
  2. wow........ i am speechless

    ReplyDelete
  3. Nice info. Thank you.

    ReplyDelete
  4. tumpang tanye..dl pun ada 2 interview gak?? kna buat presentation??thanks..

    ReplyDelete
  5. Salam! Wah, bagus betul info2 ni. Sy InsyaAllah akan start jd Peg Tadbir bulan Sept nti. Ada apa2 petua lain utk org mcm sy yg baru nk start keje as a Peg Tadbir??? Dah 4 years sy keje kt sektor swasta, so ble masuk sektor separa kerajaan ni, doa2 akan lebih proaktif dan berinovatif sentiasa. Kursus byk x? :)

    ReplyDelete
  6. salam fida...jd pegawai tadbir kat ne? brape kali intw fida buat aritu? next week saya pn ada 3rd interview untuk n41..1st ujian tulis..2nd lisan/intw..3rd ni presentation and lisan gak..ingatkan 2 je intw tu..huhu

    ReplyDelete
  7. good info!!! tq :D really appreciate it

    ReplyDelete
  8. salam tumpang tanya...sy dapat panggilan interview untuk jawatan pegawai tadbir universiti... apa yang perlu saya lakukan sebagai persediaan? adakah saya akan melalui ujian bertulis? dan apakah yang biasanya di tanya ketika interview? akak cerita laa sikit pengalaman akak semasa di interview dulu boleh x? harap akak dapat membantu saya..saya dahulukan dengan ucapan ribuan terima kasih.

    ReplyDelete
  9. Salam tumpang tanya , kalau pegawai tadbir sebagai perbankan ade tak ?

    ReplyDelete
  10. Doakan sy jugak... dup dap dup dap jantung ini... Semoga Allah buka pintu rezeki kite bersama...

    ReplyDelete
  11. terima kasih sbb sudi adakan isu macam ni kat blog awak... appreciate sangat2... =)

    ReplyDelete
  12. la..edd..ni blog ang ke? bestnye jd peg tadbir ye :)..congrats!! -ein-

    ReplyDelete
  13. bsok sy ada intrview N41 kat Dewan Bahasa Pustaka..thanx for the info..doakan semoga sy dapat ye

    ReplyDelete
  14. salam...saya pn dpt intview yg berkaitan ni,,,smoga saya lancar msa intview tu nt,,,berpeluh jgk ble dh lma x berinterviu

    ReplyDelete
  15. hmmm. besar juga tanggungjawab job ni ye..

    ReplyDelete
  16. kak, kelulusan tu perlu bhgn human resource je ke? @ boleh mana2 bidang?

    ReplyDelete
  17. nia shortlisted je..nak kene test dulu..huhu
    dulu awknade test2 x ea??

    ReplyDelete
  18. salam nak tnya ada apa2 tips tak untuk pegi exam and interview pegawai tadbir PPUKM.... nervous plak

    ReplyDelete
  19. tq for info ni.. amat bermakna buat sya..

    ReplyDelete
  20. thanks...info yg sgt bagus utk sy prepare interview. Best la kije ni. Memang kena dgn minat nie.....insyallah....

    ReplyDelete
  21. Wow.. dah lama tak jenguk blog ni dan tak sangka ramai tercari-cari maklumat berkenaan tugas Pegawai Tadbir. Maaf kepada semua yang bertanya. Saya rangkumkan jawapan-jawapan kepada soalan2 yang diaju:

    1. kebiasaannya, universiti menetapkan kelayakan degree dalam apa-apa bidang untuk memohon jawatan ini. Namun, ada juga institusi yang spesifically mengambil calon lulusan degree pentadbiran pejabat, human resource dll. Apa2 pun tgk kepada syarat kelayakan memohon jawatan. Macam saya sendiri lepasan degree biotechnology, asalkan sanggup serap ilmu laju2 macam sponge, gerenti anda smua boleh! :)

    2. Sebelum berjaya ditawarkan temuduga, memang ada beberapa sesi tapisan diperingkat universiti. Saya mengikut ujian bertulis (esei pendek BI dan soalan objektif) kerana difahamkan waktu tu calon je ada dalam 3000 dan nak disenarai pendek kepada 50 untuk sesi temuduga. soalan objektif berkaitan isu semasa, kemahiran asas komputer, psikologi test.

    3. Masa temuduga pulak, jenuhlah study berkaitan struktur organisasi universiti, siapa penerajunya, procanselornya, menteri apa yang berkaitan dll yang dirasakan perlu untuk kita kenal organisasi yang kita nk bekerja tuh. Lain-lain, banyak ditanya tentang penglibatan kurikullum dan soalan2 provok spt, boleh tak bekerja dalam tekanan. soalan BI pun ada.. yang penting duduk dan jawab dengan yakin dan serlahkan aura positif dlm diri semasa temuduga. pakai pakaian bersesuaian, dtg awl dan makan awl sbb sedikit sebyk akan bg kesan kepada mood kita pd hari temuduga.

    4. tips lain, cubala bersembang dgn calon yg dah selesai tp jangan kepoh sangat smpai riuh. jaga etika. hehe. dulu saya duduk menunggu betul2 depan bilik temuduga. org lain ramai yg tnggu dilokasi jauh dr bilik temuduga. psiko btul bila tgk org lain kluar senyum. tp jgn jdkn tu sbb kita lagi nervous. rajin-rajin bertanya kut dapat tips/ilmu/soalan ulangan dr calon sebelum tu..mcm kes saya, byk juga tau cerita/soalan panel. tp xde pun repeating questions bila turn sayamsuk. haha.. (tp atleast dpt boost up sikit confident level sblum msuk dlm.. kan bgus tu.hihi)

    tu je kut. all the best kwn2 / adik2 :)

    ReplyDelete
  22. Tq kak eddziela, minggu depan 3 jun saya ada interview kedua. Yang pertama memang ujian bertulis. Yang kedua ni, interview lisan. Tak pasti plak ada interview lagi ke tak.huhu. Btw, thank u dan mintak halal ilmu yang dikongsi ye. Salam perkenalan.

    Free2 singgah la sini ---> http://hairacookies.blogspot.com

    ReplyDelete

LinkWithin

Related Posts with Thumbnails