Apa Tugas Seorang Pegawai Tadbir ?

 Ahem,

Entry kali ni berbentuk formal sikit sebab ada kaitan dengan kerja. Idea untuk menulis ni pun timbul sebab dah ramai kawan-kawan menghantar sms bertanyakan tentang perincian tugas seorang Pegawai Tadbir. Kebanyakannya bertanya untuk persediaan temuduga. Dalam sms xpuas nak taip kan? Hehe. Ilmu yang baik kena la kita kongsi-kongsikan. Jadi saya rasa elok juga kalau saya tulis di blog. Kalau ada tersilap tolong sama betulkan ye ;)

Oleh sebab saya bekerja di Universiti, maka jawatan ini lebih dikenali sebagai Pegawai Tadbir Universiti (PTU). Untuk pengetahuan kawan-kawan yang keliru, memang ada perbezaan antara tugas seorang Pegawai Tadbir Universiti, Pegawai Tadbir & Diplomatik (PTD) serta Pegawai Tadbir Negeri (PTN).

Di Universiti, Pegawai Tadbir di kategorikan sebagai Kumpulan Pengurusan & Profesional (Bukan Akademik) dan digelar sebagai Penolong Pendaftar memandangkan kemajuan kerjaya yang paling tinggi sekali untuk seseorang Penolong Pendaftar ialah menjadi seorang Pendaftar Universiti.

Ianya berbeza daripada Pegawai Tadbir dan Diplomatik yang digelar sebagai Penolong Pengarah kerana aspek kemajuan kerjaya seorang PTD adalah untuk menjadi Pengarah sesuatu bahagian di mana-mana kementerian. PTD juga berpeluang menjadi Ketua Setiausaha Negara, Duta Kerajaan Malaysia di mana-mana negara Komanwel, Pegawai Daerah (District Officer), Setiusaha Politik kepada mana-mana menteri dan sebaginya. 

Pegawai Tadbir Negeri pula mempunyai laluan kemajuan kerjaya untuk menjadi Setiausaha Kerajaan Negeri dan Ketua Jabatan di Unit Perancang Ekonomi Negeri dan sebagainya.

 

Haha..nampak tak penulisan eden yang skema tuh. Cegitu la ayat hari-hari buat laporan. Bagi yang nak interview tu, make sure korang susun laras bahasa seformal mungkin masa jawab soalan. Bahasa yang baik mencerminkan cara penulisan yang baik. Jangan takut kalau tak pandai buat laporan dan penulisan. Saya pun tak pandai dalam sehari sebab saya tak bela jin toncet. So, usaha kena lebih! Hehe ;)

Antara tugas am saya sebagai seorang Pegawai Tadbir di Pusat Tanggungjawab (PTj)

Terlibat dalam pengurusan projek atau kerja. Idok ler sampai kena bina bangunan. Tapi Pegawai Tadbir turut dipanggil oleh bahagian projek untuk mendapatkan feedback dan info/data tentang keperluan sesuatu projek. Haaa..tula bangunan baru yang kami nak kena pindah nanti. Pindah memindah ni pun Pegawai Tadbir kena uruskan sampai sakit otak. Huhu..

 

 

Acara berpindah yang tenang lagi menenangkan sebab orang dah balik. Lagipun dah malam sape la nak stay kecuali beberapa orang yang dipaksa OT oleh bos kecik. Bos kecik jugak tak dapat OT walau kerja rajin cemana pun. Hee ;p

Urusetia mesyuarat, penyedia minit mesyuarat.. dan ada kalanya jadi bidan terjun tukang amik gambar, tukang tuang air, tukang angkat fail dan tukang pemberi cenderhati. Ada sesetengah orang emosi kalau perlu buat kerja-kerja staf bawahan ni. Tapi saya tak kisah sebab setiap kerja adalah pengalaman. Sebagai Pegawai Tadbir, korang adalah ketua kepada anak-anak buah. Kalau tak pernah buat kerja-kerja  tu cemano la nak guide anak-anak buah-buahan korang ye tak. Sebab ada orang lebih cepat belajar daripada pemerhatian daripada guidance dalam bentuk lisan. Yang penting, pikir positif ;)

Urusetia jamuan mesyuarat. Oleh sebab jamuan ni melibatkan kos dan bersangkut-paut dengan pengendalian mesyuarat. So, sudah terang lagi bersuluh, kerja ni bawah kawalan Pegawai Tadbir. Err.. Tu menu brunch i.. Sedap woh ulam cicah smbah belacan. Saja nak tunjuk. Hehe

 

 

 

 

 

Menghadiri mesyuarat-mesyuarat dan taklimat berkaitan pengurusan & pentadbiran serta kewangan. Ambil gambar sendiri tidak termasuk dalam tugas ye. Hehe

Menguruskan belanjawan/kewangan  jabatan dan terlibat dalam proses pembelian/perolehan. Tu brader kontraktor tu tengah ukur kaunter sebab my bos sudah bising mau buat devider segala bagai. Maka tugas PTU adalah untuk menyempurnakan cetusan ilham bos dengan sebaik mungkin based on peruntukan sedia ada. Untuk itu, perlulah sediakan justifikasi pembelian, laporan, dapatkan spesifikasi teknikal, cari kontraktor, uruskan aset dan inventori bla..bla..bla.. ;p

 

Pegawai Tadbir perlu merancang perjawatan dan dapatkan keperluan perjawatan daripada unit-unit lain. Tak terhad disitu, nak minta perjawatan pun korang kena pikir staf baru nanti nak duduk dekat mana. Tak kan korang nak susun duduk bersila macam budak tadika  ye. Nak beli perabot baru, perlu fikir berapa peruntukan yang diluluskan pulak. Bagi staf yang dah senior, mesti la perlu ada jawatan kenaikan pangkat. So, Pegawai Tadbir perlu berfikir melebihi jangkaan semasa ;p

Kerja-kerja juga. Perut kena jaga. Kita minum dulu! eh?

Terlibat sebagai urusetia / pengendali majlis atau program. Untuk adik-adik, kalau korang selalu aktif sebagai exco/AJK untuk buat program di IPTA/IPTS, skills tu sangat-sangat berguna untuk digunakan waktu-waktu kerja nanti. So sila mengaktifkan diri anda di universiti sekarang sebab untuk fresh grad cam saya, waktu interview dulu memang diorg tanya aktiviti-aktiviti berbentuk leadership yang disertai.

Menghadiri kursus, seminar, persidangan untuk meningkatkan kemahiran dan pengetahuan khususnya berkaitan kemahiran komunikasi, pentadbiran, bahasa, kewangan etc

seposhen-dua : Gud luck pada kawan-kawan yang nak temuduga ;)

Suka tak??